Laat de AI-agent van Order2Flow een order of inkoopfactuur uit een PDF uitlezen, zodat je de order niet meer overtypt, en controleer en verwerk de conceptorder.
Stuurt een klant een bestelling als PDF, of krijg je een inkoopfactuur van een leverancier? Dan hoef je die niet over te typen. De AI-agent leest de PDF uit en zet de order voor je klaar als concept. Jij controleert de order en zet hem door.
Voor deze pagina moet de functie AI-agents in je account aan staan. Zie je de genoemde schermen niet, neem dan contact met ons op.
Wat heb je nodig? #
- De addon AI-agents in je abonnement.
- Een AI-koppeling, bijvoorbeeld met Claude, OpenAI of Gemini. Zie Hoe voeg ik een koppeling toe? Zonder AI-koppeling krijg je bij het uploaden de melding dat er geen AI-instantie beschikbaar is.
Een PDF uploaden #
- Ga naar Orders.
- Klik op Verkoop-PDF voor een order van een klant, of op Inkoop-PDF voor een inkoopfactuur van een leverancier. Je kunt de PDF ook vanuit je verkenner ergens op de pagina slepen.
- Kies het PDF-bestand. Alleen PDF-bestanden worden geaccepteerd.
- Heb je meer dan één AI-koppeling, kies dan welke het bestand moet uitlezen en klik op Importeren.
Je krijgt een melding dat de import in de wachtrij staat. Het uitlezen gebeurt op de achtergrond; je krijgt bericht zodra het klaar is en kunt intussen verder werken.
De conceptorder controleren #
De AI-agent maakt een order aan met de status Concept. Zo kun je de order eerst controleren voordat hij verder wordt verwerkt.
- Open de order. De PDF zit bij de order: klik op het oog-icoon (PDF openen) om hem te bekijken.
- Controleer de klant, de adressen en de orderregels. Kon de agent een orderregel niet aan een product koppelen, koppel het product dan zelf. Zie Hoe koppel ik een product aan een orderregel?
- Klopt alles, klik dan bij de status op Status wijzigen, kies Nieuw en klik op Opslaan. Zie ook Hoe voer ik handmatig een order in?
Via het robot-icoon bovenin het ordervenster open je de AI-call: daar zie je wat de agent heeft uitgelezen, en hoeveel tokens en kosten dat kostte.
Een PDF opnieuw laten uitlezen #
Is het resultaat niet goed, dan kun je de PDF opnieuw laten uitlezen. Dat kan zolang de order de status Concept of Nieuw heeft.
- Open de order.
- Klik rechtsboven op het robot-icoon Opnieuw importeren met AI en bevestig.
Let op: de order wordt dan volledig vervangen door het nieuwe resultaat. Wijzigingen die je zelf in de order hebt gemaakt, gaan verloren.
De AI-agent bijsturen #
Mist de agent steeds hetzelfde, bijvoorbeeld omdat je klanten hun referentie op een vaste plek zetten? Geef de agent dan extra instructies:
- Ga naar Instellingen > Koppelingen > AI-agents. Per taak zie je de AI-instanties en hun sturing.
- Klik op een instantie. Vul per veld bij Sturing je instructies in en klik op Opslaan. De basisinstructie van Order2Flow blijft altijd staan; jouw sturing wordt eraan toegevoegd.
Heb je meer dan één AI-koppeling, dan kies je per taak bij Standaard-instantie welke koppeling de taak standaard uitvoert.
Een overzicht van alle AI-calls, met de tokens, de kosten en het resultaat, vind je onder Instellingen > Logs > AI-logboek.
Welke knoppen je ziet, hangt af van je rechten.