Handel in Order2Flow een retour af. Maak een RMA aan bij de order, beoordeel elke retourregel en laat automatisch een creditnota maken voor wat je terugbetaalt.
Stuurt een klant iets terug, dan leg je dat in Order2Flow vast als retour (RMA). Retouren uit je verkoopkanalen, zoals Bol.com, Amazon, Mirakl en Shopify, komen vanzelf binnen. Een retour die je per mail of telefoon krijgt, maak je zelf aan. Daarna beoordeel je de retour per regel, en voor wat je terugbetaalt maakt Order2Flow automatisch een creditnota.
Voor deze pagina moet de functie Retouren in je account aan staan. Zie je de genoemde schermen niet, neem dan contact met ons op.
Een retour aanmaken #
- Ga naar Orders.
- Klik bij de order op het icoon RMA aanmaken. Is het icoon oranje, dan staat er al een retour op deze order.
- Vink de producten aan die terugkomen. Vul per product het Aantal in en kies een Reden. Bij Notities kun je een toelichting kwijt.
- Klik op RMA aanmaken.
Je kunt een retour ook aanmaken via Retouren > Nieuwe RMA. Je kiest dan eerst de Order.
Een retour aanmaken kan alleen bij een order die al verwerkt is. Bij een order met de status Concept, Nieuw of ERROR, een geannuleerde order of een order die nog verzonden moet worden, zie je het icoon niet.
Een retour beoordelen #
Onder Retouren staat elke retourregel als aparte regel, met de order, het product, de reden, het aantal en de status. Een nieuwe regel heeft de status NEW. Met de filters Status en Marktplaats en het zoekveld vind je snel de regels die nog op je wachten.
Per regel kies je bij Acties wat je ermee doet:
| Actie | Wat gebeurt er |
|---|---|
| Accepteren (terugbetaling op basis van orderregelprijs) | Je keurt de retour goed en betaalt de prijs van de orderregel terug. |
| Accepteren met aangepast terugbetaalbedrag | Je keurt de retour goed, maar vult zelf het Terugbetalingsbedrag in, bijvoorbeeld bij een beschadigd artikel. Het bedrag is exclusief btw en kan niet hoger zijn dan wat de klant voor de regel betaalde. |
| Creditverzoek afwijzen | Je keurt de retour af. Er wordt niets terugbetaald. |
| Instellen op handmatige verwerking (buiten het systeem) | Je handelt de regel zelf af, buiten Order2Flow om. |
| Sluiten (klaar, geen opvolging) | De regel is klaar en er volgt geen actie meer. |
Beoordeel alle regels van een retour in één keer. Zodra een regel is goedgekeurd, maakt Order2Flow de creditnota voor de retour. Een regel die je goedkeurt nadat de creditnota is gemaakt, wordt niet meer gecrediteerd.
Retourregel zonder orderregel #
Komt een retour binnen die Order2Flow niet aan een orderregel kon koppelen, dan zie je de acties voor accepteren nog niet. Klik dan eerst op Koppelen aan orderregel en kies de juiste order en orderregel. Daarna kun je de regel beoordelen.
De creditnota #
Na het goedkeuren maakt Order2Flow automatisch een creditnota voor de goedgekeurde regels. De regels krijgen dan de status PROCESSED. Je vindt de creditnota onder Facturen: filter bij Type op credit. Zie Facturatie.
Een handmatige creditnota los van een retour kun je niet aanmaken.
Terugmelden aan het verkoopkanaal #
Komt de retour uit een verkoopkanaal, dan meldt Order2Flow je beoordeling terug aan dat kanaal, voor zover de koppeling dat ondersteunt. Bij Mirakl en Shopify voert het kanaal daarna zelf de terugbetaling aan de klant uit. In de kolom Marktplaats zie je of de terugmelding gelukt is. Ging er iets mis, klik dan op Marktplaats-push opnieuw proberen.
Voorraad #
Een retour boekt de artikelen niet automatisch terug in je voorraad. Leg dat vast met een voorraadmutatie.
Welke knoppen je ziet, hangt af van je rechten.