Hoe voeg ik een bestand toe aan een order of product?

Voeg in Order2Flow een bestand toe aan een order, orderregel, zending, factuur of product, zodat het bij dat record blijft staan.

In Order2Flow bewaar je een bijlage direct bij het record waar die bij hoort: een order, een orderregel, een zending, een factuur of een product. Het bestand blijft daar gekoppeld, zodat je het later terugvindt, opent en downloadt. Elk bestand krijgt een label. Een label kan een bewaartermijn hebben; bestanden met dat label worden na die termijn automatisch opgeruimd. Alle bestanden samen zie je in één overzicht.

Voor deze pagina moet de functie Bestanden in je account aan staan. Zie je de genoemde schermen niet, neem dan contact met ons op.

Een bestand bij een record uploaden #

1. Open de bestanden van het record:
   • in het orderoverzicht via de actie Bestanden bij de order;
   • in het zendingenoverzicht via Verzendbestanden in het menu van de zending;
   • in het detailvenster van een order, zending, factuur of product via de knop Bestanden tonen.
2. Het venster Bestanden voor het record opent, met de bestanden die er al bij horen.
3. Kies bij Selecteer bestand om te uploaden het bestand.
4. Kies het Bestandslabel. Welke labels je ziet, hangt af van het soort record; een standaardlabel staat al voorgeselecteerd.
5. Klik op Uploaden.

Zie je de melding Geen bestandslabels beschikbaar voor upload., dan is er voor dit soort record nog geen label. Maak er een aan zoals hieronder beschreven, of vraag het je beheerder.

Bestanden bekijken en downloaden #

In het venster met de bestanden van een record zie je per bestand de bestandsnaam, het label, wanneer het is bijgewerkt en de Laatste download. Per bestand kun je:

• een PDF direct bekijken met PDF voorbeeld;
• het bestand downloaden met Bestand downloaden;
• het bestand verwijderen met Bestand verwijderen.

Een bestand dat nog niemand heeft gedownload, krijgt een markering met de tekst Dit bestand is nog niet gedownload!. Zo zie je meteen welke bijlagen nieuw zijn.

Alle bestanden in één overzicht #

1. Ga naar Instellingen > Systeem > Bestanden.
2. Filter op Entiteittype (het soort record), Label of Bestandstype, of zoek met Zoek op bestandsnaam, pad….
3. Klik op het record in de kolom Entiteit om dat record te openen. Een PDF open je met PDF openen, andere bestanden download je met Downloaden.

Bestandslabels en bewaartermijn #

Labels beheer je onder Instellingen > Systeem > Bestanden, met de knop Bestandslabels.

1. Klik op Nieuw bestandslabel. Er verschijnt een nieuwe regel.
2. Vul de Naam en de Systeemnaam in en kies het Entiteitstype: het soort record waarvoor het label beschikbaar is.
3. Wil je dat bestanden met dit label na een tijd worden opgeruimd, vul dan een bewaartermijn in, bijvoorbeeld 2 WEEKS of 3 DAY.
4. Zet het label eventueel aan als standaard; het staat dan bij het uploaden al voorgeselecteerd.
5. Klik op het vinkje (Opslaan).

Bestanden waarvan de bewaartermijn voorbij is, worden automatisch als verwijderd gemarkeerd en daarna opgeruimd. De termijn telt vanaf het moment dat het bestand voor het laatst is bijgewerkt. Een label zonder bewaartermijn ruimt niets op.

Welke knoppen je ziet, hangt af van je rechten.