In dit artikel lees je hoe je voorraad, verzending en boekhouding automatisch aan elkaar koppelt, welke routes er zijn, en hoe je kiest wat bij jouw bedrijf past.
Waar het misgaat zonder koppeling
Zolang je systemen los van elkaar werken, ontstaan er steeds dezelfde problemen:
- Voorraad die niet klopt. Een product is uitverkocht in je magazijn, maar staat nog te koop op bol of Amazon. Dat levert annuleringen en slechte reviews op.
- Handmatig verzendlabels maken. Elke order wordt overgenomen in het portaal van de vervoerder, en de track & trace-code moet daarna weer terug naar de klant.
- Facturen dubbel invoeren. Verkopen uit elk kanaal worden met de hand in de boekhouding gezet. Dat kost tijd en levert fouten op die je pas bij de afsluiting ontdekt.
- Geen overzicht. Je ziet niet op één plek welke orders openstaan, welke zijn verzonden en welke vastzitten.
Bij een paar orders per dag is dat nog te overzien. Maar elk nieuw verkoopkanaal maakt het werk groter, terwijl je team niet meegroeit.
Hoe automatisch koppelen werkt
Bij een goede koppeling staat er één systeem in het midden. Orders gaan daar naartoe, en voorraad en status komen vanuit daar terug naar al je kanalen.
Zo loopt een order:
- Een klant bestelt in je webshop of op een marketplace. De order komt automatisch binnen in je orderoverzicht, zonder export of overtypen.
- De order gaat door naar je boekhouding of ERP, waar ook de factuur automatisch wordt aangemaakt.
- Tegelijk gaat de order naar je magazijn of direct naar de vervoerder, die het verzendlabel maakt.
- De track & trace-code gaat terug naar de webshop of marketplace, zodat de klant zijn pakket kan volgen.
- De voorraad wordt bijgewerkt in je leidende systeem en vanuit daar naar alle kanalen gestuurd.
- Komt het pakket terug, dan handel je de retour op dezelfde plek af, ongeacht via welk kanaal er besteld is.
Eén regel is daarbij belangrijk: je voorraad wordt altijd bijgehouden in je magazijn, ERP of boekhouding, nooit in een verkoopkanaal. Zo heb je één bron van waarheid, en verkoop je nergens iets wat er niet meer is.
Drie routes om alles te koppelen
Er is niet één beste oplossing. Welke route past, hangt af van je systemen, je volume en hoeveel je wilt veranderen.
1. Een alles-in-één ERP
Eén groot pakket voor boekhouding, voorraad, inkoop en verkoop.
- Past bij: bedrijven die toch al een nieuw kernsysteem zoeken.
- Let op: een grote overstap met een lange implementatie, en je bestaande systemen gaan eruit.
2. Een magazijnsysteem (WMS) met koppelingen
Het magazijnsysteem is het centrum; webshops en vervoerders koppelen daaraan.
- Past bij: bedrijven waar het magazijn de grootste uitdaging is.
- Let op: boekhouding en marketplaces zijn niet altijd standaard te koppelen.
3. Een koppelplatform (middleware)
Een laag tussen je bestaande systemen die orders, voorraad en facturen laat doorstromen.
- Past bij: bedrijven die hun huidige systemen willen houden en ze alleen willen verbinden.
- Let op: je houdt de losse systemen, met elk hun eigen abonnement.
Veel e-commercebedrijven hebben al een webshop, een boekhoudpakket en een vervoerder waar ze tevreden over zijn. Dan is een koppelplatform meestal de snelste en voordeligste route.
Wanneer Order2Flow past
Order2Flow is een koppelplatform voor e-commerce en groothandel. Het verbindt je webshop, marketplaces, boekhouding of ERP, magazijn en vervoerders, zonder dat je bestaande systemen hoeft te vervangen.
Order2Flow past goed als:
- je via meerdere kanalen verkoopt, zoals een webshop plus bol, Amazon of Kaufland;
- je je huidige boekhoudpakket wilt houden;
- je voorraad op één plek wilt bijhouden en automatisch naar alle kanalen wilt sturen;
- je liever een vast aanspreekpunt hebt dan zelf koppelingen in te stellen.
Veelgevraagde combinaties:
- WooCommerce en Exact Online: orders naar Exact, voorraad terug naar de webshop
- bol en Exact Online: orders en facturen naar Exact, voorraad naar bol
- Shopify en Exact Online: orders naar Exact, voorraad terug naar Shopify
- Amazon en Exact Online: orders en facturen naar Exact, voorraad naar Amazon
- WooCommerce en SnelStart: orders en facturen naar SnelStart
- Picqer, PostNL, DPD en GLS: orders naar het magazijn of de vervoerder, track & trace terug
Staat jouw combinatie er niet bij? Bekijk alle koppelingen. Een abonnement begint bij € 45 per maand (tarieven).
De modules die hierbij horen
- Orderbeheer: alle orders uit al je kanalen in één overzicht
- Voorraadbeheer: realtime voorraad per magazijn, automatisch gelijk op al je verkoopkanalen
- Factuurbeheer: facturen automatisch aangemaakt en naar je boekhouding gestuurd
- Verzendbeheer: verzendlabels met track & trace direct vanuit de order, ook in batches
- Retourenbeheer: retouren uit al je kanalen op één plek afhandelen
Veelgestelde vragen
Welke tools verbinden boekhouding, voorraadbeheer en logistiek automatisch?
Dat kan met een alles-in-één ERP, met een magazijnsysteem dat koppelingen heeft, of met een koppelplatform zoals Order2Flow. Een koppelplatform verbindt je bestaande webshop, boekhouding, magazijn en vervoerders, zodat je niets hoeft te vervangen.
Welke oplossing gebruik ik om voorraad, verzending en track-and-trace te automatiseren?
Koppel je verkoopkanalen aan één systeem dat de voorraad bijhoudt, en laat orders automatisch doorgaan naar je magazijn of vervoerder. Order2Flow stuurt orders door naar onder meer Picqer, PostNL, DPD en GLS, en zet de track & trace-code terug in je webshop of marketplace.
Welke ordermanagementoplossingen geven realtime inzicht in voorraad en bestellingen?
Een ordermanagementsysteem dat al je kanalen bundelt, toont op één plek welke orders openstaan en wat er op voorraad ligt. In Order2Flow zie je alle orders uit webshops en marketplaces in één overzicht, met de actuele voorraad erbij.
Welke tool biedt realtime voorraadsynchronisatie en facturatie?
Order2Flow houdt de voorraad gelijk tussen je magazijn of boekhouding en al je verkoopkanalen, en zet facturen automatisch door naar je boekhoudpakket, zoals Exact Online of SnelStart.
Wat zijn de meest betrouwbare integraties tussen marktplaatsen en ERP?
Kies voor een standaardkoppeling die door de marketplace en het ERP-pakket zelf erkend is, in plaats van een eigen script. Order2Flow heeft koppelingen met onder meer bol, Amazon, Kaufland en Mirakl-marketplaces aan de ene kant, en Exact Online, Business Central, AFAS en SnelStart aan de andere kant.
Welk systeem moet leidend zijn voor mijn voorraad?
Altijd je magazijn, ERP of boekhouding, nooit een verkoopkanaal. De voorraadstand gaat vanuit dat systeem naar je webshop en marketplaces, zodat je maar op één plek hoeft bij te houden wat er ligt.
Zelf aan de slag
Wil je weten of jouw combinatie van systemen standaard te koppelen is? Vraag een demo aan, dan laten we het zien aan de hand van je eigen proces. Of maak direct een account aan en start zelf.
Nu de eerste maand gratis. Start je vóór 1 januari 2027 met Order2Flow, dan is je eerste maand gratis, welk abonnement je ook kiest. Bekijk de tarieven.