Elke bestelling bij Panel Vision is net even anders: een ander formaat, een andere vorm, een ander materiaal. Een typische uitdaging in de maakindustrie: maatwerk aan de voorkant, maar het werk erachter moet wel voorspelbaar en efficiënt blijven.
Om deze groei en flexibiliteit te ondersteunen verkoopt Panel Vision via een OpenCart-webshop en beheert het de administratie in Exact Online.
De uitdaging
Panel Vision wilde de webshop en boekhouding met elkaar verbinden, zodat orders automatisch tussen de systemen uitgewisseld worden.
Daarnaast ontstond er een tweede uitdaging. Niet alle bestellingen komen via de webshop binnen. Orders worden ook telefonisch of via andere kanalen geplaatst. Die moesten in hetzelfde systeem verwerkt kunnen worden.
De belangrijkste wensen waren daarom:
- een automatische koppeling tussen OpenCart en Exact Online
- handmatig orders kunnen toevoegen
- een efficiënter productieproces
- minder handmatige administratie en fouten
De oplossing
Order2Flow realiseerde een koppeling tussen OpenCart en Exact Online en ontwikkelde daarnaast een centrale omgeving voor orderbeheer.
Hierdoor worden bestellingen nu automatisch gesynchroniseerd tussen webshop en boekhouding. Tegelijkertijd is het mogelijk om handmatig orders toe te voegen wanneer die telefonisch of buiten de webshop binnenkomen.
Het systeem genereert automatisch:
- facturen vanuit Exact Online
- orderbevestigingen en leverinformatie voor klanten
- werkbonnen voor de productie
Op basis van de ordergegevens wordt automatisch een werkbon aangemaakt met informatie zoals materiaal, hoeveelheid en benodigde bewerkingen, bijvoorbeeld zagen of frezen. Deze werkbon kan direct als PDF worden gebruikt in het productieproces. Zo sluit de productie naadloos aan op de orders, zonder dat iemand gegevens hoeft over te typen.
Daarnaast werd het systeem later uitgebreid met extra functionaliteiten, waaronder:
- synchronisatie van prijslijsten uit Exact Online
- gepersonaliseerde prijzen voor klanten in de webshop
- het opsplitsen van orders in deelorders voor de productie
- een productieoverzicht per product
- beperkte toegang voor leveranciers tot hun eigen orders
Omdat Order2Flow modulair is opgebouwd, konden deze uitbreidingen eenvoudig worden toegevoegd.
Het resultaat
Door de integratie tussen webshop, administratie en productie heeft Panel Vision nu één centraal ordersysteem. Dat levert concrete voordelen op:
- minder handmatig werk
- minder kans op fouten door overtypen
- snellere orderverwerking
- beter overzicht in productieorders
- efficiëntere samenwerking met leveranciers
Orders worden nu automatisch verwerkt en vertaald naar productie-instructies, waardoor het hele proces van bestelling tot levering overzichtelijker en efficiënter verloopt.
In het kort
- Orders uit de OpenCart-webshop en telefonische orders komen samen in één centraal ordersysteem, gekoppeld aan Exact Online.
- Werkbonnen voor de productie (materiaal, hoeveelheid, bewerkingen) worden automatisch als PDF aangemaakt.
- Stap voor stap uitgebreid met prijslijsten, klantprijzen, deelorders en toegang voor leveranciers.