OpenCart en Exact Online koppelen zonder API-limiet problemen

Een wereldwijd toonaangevende webshop in onderdelen voor een bekend brommermerk, met medewerkers die hun productkennis graag delen met klanten.

De uitdaging

De webshop wil klanten zo snel mogelijk van dienst zijn - waar mogelijk worden onderdelen nog dezelfde werkdag verstuurd. De bestaande koppeling tussen de OpenCart-webshop en Exact Online voldeed niet meer, vanwege problemen met de API-limieten van Exact Online die in juli 2021 sterk werden beperkt. Bij het bereiken van het limiet werd data simpelweg niet meer gesynchroniseerd.

De vervanging van de koppeling bood ook de kans om de administratie te verfijnen: grootboekcodes per orderregel toevoegen, afhankelijk van btw- en landcodes, met relevante kortingen meegenomen.

De oplossing

Orders worden ingelezen vanuit OpenCart en doorgezet naar Exact Online. Productherkenning gebeurt op basis van Stock Keeping Units (SKU's) vanuit OpenCart en de itemcode in Exact Online - unieke ID's per product. Is er geen match voor een SKU, dan wordt het product automatisch aangemaakt met de juiste ID.

De synchronisatie is tweezijdig: OpenCart krijgt vanuit Exact Online ook een seintje zodra een bestelling is opgepakt, zodat het dataverkeer efficiënt blijft en medewerkers altijd weten wat de actuele status van een bestelling is.

Automatisch wordt een factuur gegenereerd op basis van de order, inclusief de juiste btw-tarieven, landcodes en kortingen, die direct in de boekhouding terechtkomt. De koppeling is voorzien van een dashboard met relevante data: omzet over een periode, actuele syncstatus, logs en status per order.

Tot slot is het API-limiet probleem opgelost door niet langer bij elke synchronisatie alle data te delen - alleen gewijzigde gegevens worden nog doorgestuurd. Dit scheelt veel API-calls, waardoor onbegrensd data gesynchroniseerd kan worden.

Het resultaat

Een juist werkende koppeling met maatwerk voor de vele btw-tarieven binnen Europa en verschillende productsoorten.