Vroeger betekende orderverwerking vooral: overtypen. Nu lopen orders automatisch van je webshop of marketplace naar je voorraad, verzending en boekhouding. En met AI stel je zelfs vragen over je orders. Een korte terugblik, en hoe je zelf de stap zet.
Toen: fax, overtypen en Excel
Weet je het nog? Orders die piepend en krakend binnenkwamen per fax. Of werk je er misschien zelfs nog mee? Daarna kwamen orders per mail, telefoon of webshop, maar ook die werden met de hand in het boekhoudpakket gezet. De voorraad stond in Excel, en webshop, boekhouding en verzending werkten los van elkaar. Eén tikfout betekende een verkeerde zending. Met elke extra order groeide het handwerk mee. Typt bij jou ook nog iemand elke bestelling over? Dat hoeft niet meer.
Grote retailers en ketens werkten al lang met EDI (Electronic Data Interchange): orders en facturen die in een vast formaat, zoals Edifact, automatisch tussen systemen worden uitgewisseld. Maar voor veel kleinere bedrijven was EDI te ingewikkeld en te duur. Zij typten de orders van die grote klanten alsnog over.
Pazion, het bedrijf achter Order2Flow, bouwt sinds 2003 software voor ondernemers. We zagen steeds meer klanten vastlopen: standaardkoppelingen voldeden niet meer zodra processen complexer werden.
De afgelopen jaren: meer kanalen, meer koppelingen
Online verkopen groeide hard. Bol werd steeds belangrijker, en in 2020 kwam Amazon naar Nederland. Steeds meer bedrijven verkochten tegelijk via hun webshop, marketplaces en aan zakelijke klanten. Om dat bij te houden, gingen bedrijven hun systemen koppelen, met een ordersysteem als centraal punt. Niet alleen de verkoop, maar de hele supplychain: van leverancier en magazijn tot vervoerder en klant. Hoe dat werkt, lees je in Voorraad, verzending en boekhouding automatisch koppelen.
In datzelfde jaar ontstond Order2Flow. Sindsdien koppelen we webshops, bol en Amazon aan boekhoudpakketten als Exact Online en e-Boekhouden, en wisselen we orders uit met retailers en ketens: via een moderne API-koppeling, of via EDI (Edifact) als een partner daarom vraagt. Zo wordt ook EDI bereikbaar voor kleinere bedrijven. Orders, voorraad en facturen lopen automatisch door, en betalingen worden automatisch afgeletterd. Past een standaardkoppeling niet? Dan bouwen we maatwerk.
Nu: orderverwerking met AI
De nieuwste stap is AI. Krijg je orders binnen als PDF, als scan of in een mail? Dan leest een AI-agent ze uit en zet ze klaar als conceptorder. En met de MCP-server koppel je je eigen AI-assistent, zoals Claude, ChatGPT, Copilot of Grok, veilig aan je ordergegevens. Je vraagt dan gewoon: "Wat was vorige maand mijn omzet via bol?" Lees meer in Je ordervragen stellen aan je AI-assistent.
Wat levert het je op?
- Tijd: geen overtypen en kopiëren meer.
- Minder fouten: gegevens worden één keer vastgelegd en automatisch doorgezet.
- Overzicht: alle orders en de juiste voorraad op één plek, voor elk kanaal.
Zo begin je
Breng in kaart waar nu nog handwerk zit. Kies een ordersysteem dat koppelt met jouw webshop, marketplaces en boekhouding. En begin bij de stap die nu het meeste tijd kost. Je hoeft niet alles in één keer te automatiseren. Werk je al met een ander systeem? Lees dan wat er komt kijken bij overstappen naar een ander ordermanagementsysteem.
Veelgestelde vragen
Wat is een ordersysteem?
Software die al je orders uit verschillende verkoopkanalen op één plek verzamelt en automatisch verwerkt, inclusief voorraad, verzending en facturatie.
Wat is EDI of Edifact?
EDI (Electronic Data Interchange) is het automatisch uitwisselen van zakelijke documenten, zoals orders en facturen, tussen systemen van verschillende bedrijven. Edifact is een veelgebruikte internationale standaard daarvoor. Veel retailers en ketens eisen EDI van hun leveranciers.
Is orderverwerking automatiseren alleen voor grote bedrijven?
Nee. Juist kleinere webshops en groothandels winnen er veel tijd mee, omdat ze vaak met weinig mensen veel orders verwerken.
Lees ook
- Iemand op kantoor typt elke bestelling over in Powerall. Dat hoeft niet meer.
- Voorraad, verzending en boekhouding automatisch koppelen: zo werkt het
- Overstappen naar een ander ordermanagementsysteem: zo werkt het
- Je ordervragen stellen aan je AI-assistent: zo werkt het
Benieuwd wat het jou oplevert?
Bekijk wat Order2Flow voor jou kan doen, of neem contact met ons op.