Abonnementsfacturatie automatiseren met contractbeheer en SnelStart

Bedrijven die diensten op abonnementsbasis leveren, kennen de maandelijkse facturatiepuzzel: vaste basiskosten, plus variabele kosten op basis van werkelijk gebruik. Denk aan een vast bedrag per maand plus een tarief per eenheid daarbovenop. Zolang je dat handmatig bijhoudt, betekent elke factuurronde gegevens verzamelen, omrekenen en overtypen - met alle foutkansen van dien.

Facturatie op basis van gebruiksgegevens

De oplossing zit in het koppelen van je gebruiksdata aan je boekhouding. Met de contractbeheermodule van Order2Flow worden gebruiksgegevens automatisch opgehaald en verwerkt tot facturen in SnelStart. Per contract is vastgelegd welke apparatuur of dienst bij welke klant hoort, zodat automatisch duidelijk is aan wie welk bedrag gefactureerd moet worden.

Een voorbeeld uit de praktijk: bij printers en kopieerapparaten die op leasebasis draaien, worden tellerstanden en serienummers automatisch uitgelezen. Daarmee is per machine bekend hoeveel prints er zijn gemaakt - en omdat elke machine aan een organisatie is gekoppeld, rolt de juiste factuur er automatisch uit. Hetzelfde principe werkt voor elke dienst waarbij gebruik wordt gemeten, van machines tot software-abonnementen.

Vast en variabel netjes uitgesplitst

Bij abonnementen met een bundel plus verbruik daarbuiten is transparantie belangrijk. De contractbeheermodule splitst vaste en variabele kosten duidelijk uit - zowel op de factuur richting de klant als in de SnelStart-boekhouding. Zo ziet de klant precies wat hij betaalt, en klopt de administratie zonder handwerk.

Grip op contracten, niet alleen op facturen

Contractbeheer is meer dan factureren. De module signaleert automatisch wijzigingen in contracten en waarschuwt tijdig vóór vervaldata, zodat je op tijd kunt verlengen of heronderhandelen. En waar automatisering de regel is, blijft handmatige controle mogelijk: gegevens zoals tellerstanden kunnen altijd handmatig worden aangepast als de situatie daarom vraagt.

Wat het oplevert

Automatische abonnementsfacturatie op basis van werkelijk gebruik betekent: aanzienlijk minder administratietijd, een geminimaliseerde foutmarge en facturen die altijd kloppen met de realiteit. De combinatie van automatisering waar het kan en controle waar het moet, geeft rust in de maandelijkse cyclus.